XLSX ফাইল কম্প্রেস করুন

Word ও PowerPoint ফাইলের মতো, একটি XLSX-ও XML অংশের একটি ZIP প্যাকেজ, এবং কাঁচা সংখ্যা প্রায় কোনো জায়গা নেয় না—হাজার হাজার সেল ডেটার একটি স্প্রেডশিটও ছোট থাকতে পারে। যখন একটি Excel ফাইল আশ্চর্যজনকভাবে ভারী হয়ে যায়, কারণ সাধারণত ডেটা নিজেই নয়—বরং এমবেড করা ছবি ও লোগো, চার্ট, বা মাসের পর মাস সম্পাদনার সাথে সাথে নীরবে জমে ওঠা ওভারহেড। এই বিভাজনটি বোঝা প্রয়োজনীয় কিছু না হারিয়ে ছোট করার চাবিকাঠি।

কয়েকটি অভ্যাস সংখ্যাগুলো যতটা সমর্থন করে তার চেয়ে অনেক বেশি একটি XLSX ফুলিয়ে তোলে, এবং এগুলোর বেশিরভাগ আপনি ফাইলের আকার না দেখা পর্যন্ত অদৃশ্য থাকে:

• শিটে এমবেড করা কোম্পানির লোগো, পণ্যের ছবি বা স্ক্রিনশট
• পূর্ণ রেজোলিউশনে সংরক্ষিত চার্ট ও ছবি
• ব্যবহৃত পরিসরের বদলে পুরো কলাম বা সারিতে প্রয়োগ করা ফরম্যাটিং
• পুরনো সংস্করণ থেকে অবশিষ্ট ডেটা, লুকানো শিট ও অব্যবহৃত নাম দেওয়া পরিসর
• অন্যান্য ফাইল থেকে বহন করা পেস্ট করা অবজেক্ট ও কন্ট্রোল

MiCompress ওয়ার্কবুক প্যাকেজ খুলে এতে থাকা মিডিয়া অপ্টিমাইজ করে—অতিরিক্ত-বড় এমবেড করা ছবি ও লোগো ডাউনস্যাম্পল ও পুনরায় এনকোড করে—তারপর আর্কাইভটি টাইটার কম্প্রেশন দিয়ে পুনরায় প্যাকেজ করে। আপনার সেল, ফর্মুলা, চার্ট, পিভট টেবিল ও ফরম্যাটিং অক্ষত থাকে, তাই প্রতিটি হিসাব এখনও কাজ করে এবং প্রতিটি শিট একই দেখায়। আউটপুট Excel, Google Sheets ও LibreOffice Calc-এ ঠিক আগের মতোই খোলা একটি স্ট্যান্ডার্ড XLSX, শুধু হালকা ও পাঠাতে দ্রুত।

কম্প্রেসর আপনার ওয়ার্কবুক পুনরায় লেখার বদলে প্যাকেজের মিডিয়া অংশকে লক্ষ্য করে বলে, স্প্রেডশিটকে কাজ করানো সবকিছু সংরক্ষিত থাকে। ফর্মুলা এখনও হিসাব করে, সেল রেফারেন্স বৈধ থাকে, পিভট টেবিল ও নাম দেওয়া পরিসর অস্পৃশ্য থাকে, এবং সংখ্যা ফরম্যাটিং ঠিক আপনি যেভাবে সেট করেছিলেন সেভাবেই থাকে। আপনি কম্প্রেস করা ফাইলে স্বাভাবিকভাবে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন—প্রক্রিয়ায় কিছুই মানে রূপান্তরিত, সমতল বা লক করা হয় না।

আপনার ওয়ার্কবুক যদি শুধুমাত্র ডেটা ও ফর্মুলা হয়, এটি সম্ভবত ইতিমধ্যে কমপ্যাক্ট এবং লাভ করার সামান্যই আছে। টুলটি এমবেড করা ছবি বহনকারী স্প্রেডশিটে সবচেয়ে বেশি সাহায্য করে—লোগোসহ ড্যাশবোর্ড, ছবিসহ পণ্যের ক্যাটালগ, বা শিটে পেস্ট করা স্ক্রিনশটসহ রিপোর্ট। এগুলোই সেই ফাইল যা অপ্রত্যাশিতভাবে ইমেল সীমা অতিক্রম করে, এবং তাদের মিডিয়া অপ্টিমাইজ করলে প্রতিটি সংখ্যা ও ফর্মুলা ঠিক যেখানে থাকা উচিত সেখানে থাকা অবস্থায় আকার যথেষ্ট কমাতে পারে।