Сжатие файлов XLSX

Как и файлы Word и PowerPoint, XLSX — это ZIP-пакет из частей XML, и сами числа занимают едва ли какое-то место — таблица с десятками тысяч ячеек данных всё равно может быть небольшой. Когда файл Excel неожиданно оказывается тяжёлым, причина обычно не в самих данных: встроенные изображения и логотипы, диаграммы или тихо накопившиеся накладные расходы за месяцы редактирования книги. Понимание этого разделения — ключ к тому, чтобы уменьшить файл, не потеряв ничего нужного.

Несколько привычек раздувают XLSX намного сильнее, чем того требуют числа, и большинство из них незаметны, пока вы не проверите размер файла:

• Логотипы компании, фотографии товаров или скриншоты, встроенные в листы
• Диаграммы и изображения, хранящиеся в полном разрешении
• Форматирование, применённое ко всем столбцам или строкам целиком, а не только к используемому диапазону
• Остаточные данные, скрытые листы и неиспользуемые именованные диапазоны от старых версий
• Вставленные объекты и элементы управления, перенесённые из других файлов

MiCompress открывает пакет книги и оптимизирует содержащиеся в ней медиа — уменьшает разрешение и перекодирует чрезмерно крупные встроенные изображения и логотипы, — а затем перепаковывает архив с более плотным сжатием. Ваши ячейки, формулы, диаграммы, сводные таблицы и форматирование остаются нетронутыми, поэтому каждый расчёт по-прежнему работает, а каждый лист выглядит так же. На выходе стандартный XLSX, который открывается в Excel, Google Sheets и LibreOffice Calc точно как прежде, просто легче и быстрее отправляется.

Поскольку компрессор нацелен на медиа-части пакета, а не переписывает вашу книгу, всё, что заставляет таблицу работать, сохраняется. Формулы по-прежнему считают, ссылки на ячейки остаются рабочими, сводные таблицы и именованные диапазоны не затрагиваются, а числовое форматирование остаётся точно таким, каким вы его задали. Вы можете продолжать работать в сжатом файле как обычно — в процессе ничего не преобразуется в статичные значения, не сглаживается и не блокируется.

Если ваша книга состоит только из данных и формул, она, скорее всего, уже компактна, и выигрыш будет небольшим. Инструмент помогает больше всего с таблицами, которые несут встроенные изображения, — дашбордами с логотипами, каталогами товаров с фотографиями или отчётами, куда были вставлены скриншоты. Именно такие файлы неожиданно превышают лимиты почты, и оптимизация их медиа способна существенно уменьшить размер, при этом каждое число и формула остаются точно на своём месте.